Lo que necesitas saber antes de hacer un renting de impresoras

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LAS VENTAJAS DEL RENTING DE IMPRESORAS

Hay muchas razones por las que un renting de impresoras puede ser una buena idea. Si aún estás en la duda, a continuación te exponemos varios motivos para ayudar a decidirte a en la elección.

VENTAJAS DEL RENTING DE IMPRESORAS

  • Libera tu capital y línea de crédito. Al no tener que invertir en la compra de la impresora el capital puede ser desviado hacia otras inversiones y oportunidades.
  • El renting es 100% financiable, por lo tanto tu liquidez no se ve afectada. Aún contratando varias impresoras en renting, el desembolso será mucho menos a obtener varios equipos en propiedad.
  • Las operaciones del renting son más sencillas. Implican menos papeleo que créditos bancarios.
  • Los daños colaterales son menores. En el renting el daño colateral en caso de incumplimiento del contrato es simplemente la retirada de la impresora.
  • Deducción de impuestos. Quizás no se denote tanto este ahorro en compañías que solo poseen una impresora pequeña. Sin embargo, esto si puede ser significativo en una compañía que tenga varias impresoras de tamaño medio-grande. El gasto económico de la compra en sí y de los impuestos que de ella se generarían, al tener que modernizar o reemplazar el parque de impresoras, podría ser crítico para la organización. Si compras la impresora los impuestos se van deduciendo poco a poco, conforme vayas amortizando la compra de acuerdo a unas tablas de amortización que fijan las autoridades fiscales. En el renting las cuotas se deducen integramente desde el principio como si fuesen gastos.
  • Las operaciones de renting no se presentan como un pasivo para tu empresa. Los balances aparecen más saneados.
  • El bien adquirido en operaciones de renting no sufre la depreciaciónde un activo de propiedad.
  • El renting ayuda a las organizaciones a expandirsey a trabajar obteniendo más beneficios. Con el servicio de renting podemos optar por equipos más rápidos y más inteligentes lo que genera que la empresa aumente su productividad.
  • Puedes optar por renovar los equipospara así poder mantenerse en la vanguardia de las últimas tecnologías. Las ganancias en eficiencia y productividad aquí pueden ser importantes.
  • El mantenimiento y las reparacionesno corren de cuenta de las organizaciones. En la mayoría de contratos las empresas solo deben preocuparse de cambiar el papel, el resto está incluido en el acuerdo de coste por copia.

DESVENTAJAS DEL RENTING DE IMPRESORAS

Si no tienes en cuenta el ahorro fiscal el coste del renting puede ser superior al de comprar la impresora.

¿CUÁNTO CUESTA UN RENTING DE IMPRESORA?

La pregunta más frecuente a la hora de decidir si alquilar o comprar una impresora suele ser, ¿Cuánto va a costar el alquiler de la fotocopiadora? Esta es una pregunta que muchas empresas se plantean erróneamente, realmente es como preguntar por el coste de una hipoteca. En ambos casos hay que plantearse aspectos más importantes. En el caso de las hipotecas, antes que el coste de la misma, habría que plantearse, ¿dónde está localizada la casa?, ¿es lo suficientemente grande? Pues bien refiriéndose al caso de las impresoras también hay materias más relevantes a las que prestar atención:

  • ¿Quérapidez de impresión por minuto necesito?
  • ¿La impresora debe ser decolor blanco o negro?
  • ¿Qué características técnicas debe tener la impresora?
  • ¿Cuántas copiasnecesito contratar mensualmente?
  • ¿Necesitobandejas de papel adicionales?
  • ¿Cuáles son las condiciones del contrato?
  • ¿Cuál es el período de permanencia?

LA DURACIÓN DEL CONTRATO DE RENTING DE LA IMPRESORA

Decidir la duración del contrato de renting es uno de los aspectos más importantes y que más preocupa a las organizaciones. Normalmente suelen ser contratos de permanencias de entre 36 a 60 meses. Este es el período mediante el cual se amortiza el valor del bien arrendado (normalmente basándose en el precio de coste). Como norma general la máquina no es propiedad de la empresa, ésta siempre debe ser devuelta a la finalización del contrato. En algunos casos (dependiendo de las términos del contrato) la impresora puede ser adquirida al finalizar el acuerdo.

La duración del contrato de mantenimiento viene determinada por el importe de las cuotas que desee pagar el cliente. Evidentemente mientras más larga sea la duración, menor será la cuota mensual, pero se pagarán más intereses. Por el contrario, si la duración del acuerdo es más corta, la cuota mensual será más elevada, pero se pagarán menos intereses.

EL IMPORTE DE LA CUOTA MENSUAL

Calcular la cantidad de la cuota dependerá del número de copias que desees contratar, del tipo de impresora, sus características técnicas, etc. Dentro de las características técnicas entrará si nos decidimos por una máquina a color o en blanco y negro, si queremos impresión y escaneo a doble cara, etc. Dentro de las copias a contratar hay que tener en cuenta que tendremos incluido un cierto número de copias, a partir de ahí tocará negociar el coste del exceso de copias.

EL MANTENIMIENTO DE LA IMPRESORA

Aparte de todas las ventajas mencionadas anteriormente, decidirse por el alquiler de una fotocopiadora tiene una muy importante: el mantenimiento.

A diferencia de un ordenador, una impresora tiene muchos componentes mecánicos. Y, mientras más mecánica lleve un artilugio, es más susceptible  a averías.
Al igual que, por ejemplo, el renting de un vehículo, en este tipo de contratos de renting el mantenimiento y averías suelen estar totalmente cubiertos y sin “moverse de casa”. En algunos casos incluye también la sustitución del equipo en caso de avería grave. Lo único que no cubren es la electricidad y el papel.

LAS FUNCIONES DE LA IMPRESORA O FOTOCOPIADORA.

La cantidad a pagar suele depender usualmente del coste por copia. El coste por copia consiste en un cobrar por las copias realizadas. Las máquinas vienen con un contador interno que determinan el número de copia que has realizado mensual o anualmente. Pero en el coste por copia influyen varios factores y entre ellos, las características de la impresora.

Hay máquinas de impresión a color e impresión dúplex. Éstas copias a color serán más caras evidentemente que las monocromáticas. Las impresiones dúplex contarán por dos.

Otro tipo de contrato es mediante el cual pagando una cuota mensual fija tienes incluidas cierto número de copias en blanco y negro y/o también a color. En este sistema pactas el coste del exceso de copias una vez lo sobrepasas. La ventaja de este tipo de renting es saber qué cantidad fija vas a pagar mensualmente (siempre y cuando la cantidad de copias incluidas contratadas no sean superadas). En este último caso también influirán, en el coste de la mensualidad fija, las características técnicas de la impresora.

TAMAÑO DEL PAPEL Y NÚMERO DE COPIAS

El tamaño del papel y el número de copias a contratar también influirá en el coste final. A mayor sea el tamaño del papel y más tipos de formatos ofrezca la impresora mayor será el coste del renting. También aumentará el coste final el número de copias en blanco y negro y color que desees contratar.

Hay que tener en cuenta que las reparaciones y el mantenimiento suelen estar incluidos en el contrato. Sin embargo el papel y otro tipo de consumibles pueden no estarlo. Nuestra recomendación leas y estudies minuciosamente las condiciones antes de firmar el contrato.

LO QUE NECESITAMOS SABER SOBRE LOS CONTRATOS DE RENTING DE IMPRESORAS.

A la hora de contratar un renting de impresoras lo primero es entender lo que realmente necesita nuestra empresa, lo que no necesita y dónde nos estamos aventurando. En la mayoría de casos la decisión de contratar un renting es la más acertada. Solo necesitas saber cómo y qué negociar para que cubra todas las necesidades de tu organización.

Cuando hablamos de coste por copia nos referimos al coste por página impresa. Se cobrará como una copia en caso de que solo sea impresión por una cara, y como 2 copias si es impresión a doble cara. No importa con qué cobertura imprimas en el papel. Desde que salga de la impresora contará como una copia más.

En el contrato tendrás incluido (al menos en la mayoría de contratos) un mínimo de copias. Ese “pack” de copias las pagarás mensual o anualmente las consumas o no. También deben tenerse en cuenta los excesos y el coste de los mismos. Si excedes las copias contratadas las tendrás que pagar aparte de la cuota mensual. Es por esto que es muy importante hacer un cálculo correcto de las copias que imprimimos mensualmente para evitar excesos y costes inesperados. Para solucionar este tipo de problemas, las empresas arrendadoras suelen ofertar varios packs de copias incluidas con diferentes tarifas y precios especiales.

Otro factor a tener en cuenta es el formato de impresión. En muchos contratos los formatos mayores a DIN A4 (tipo A3) suele contar como más de una copia. Dependerá de la empresa arrendataria y de las condiciones del contrato.

Otra cuestión importante son las impresiones a color. Las copias a color siempre serán más caras que las de blanco y negro (debido al coste del tóner). Hay que tener en cuenta también en las copias de color la cobertura a la que se imprima. Aunque nuestra impresión solo cuente con un logotipo a color muy pequeño, contará como una copia de color más.

Todas estas consideraciones han de saberse y han de ser tomadas en cuenta para evitar sorpresas y futuros problemas con el proveedor de la impresora. El conocimiento es poder, y es la única manera de evitar sorpresas y costes inesperados.

¿QUÉ INCLUYE MI CONTRATO DE MANTENIMIENTO?

Como norma general los contratos suelen incluir los tóner, los tambores, mantenimiento y reparaciones y cualquier otra cosa que no sea el papel (o las grapas para las impresoras que permitan esta opción). Esta creado de esta forma para que puedas centrarte en los problemas y cuestiones de la organización y no en los problemas derivados del coste y mantenimiento de la impresora.

Es muy importante leer la letra pequeña de los contratos para salvarnos posibles cláusulas que incluyan incrementos anuales en las cuotas o exclusiones en el mantenimiento que puedan dejar a la impresora inoperativa.

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