Una de las primeras decisiones que debe afrontar un negocio es si hacer un renting o comprar la impresora.
A pesar de lo que hemos avanzado en la digitalización de documentos, el papel sigue siendo el medio de comunicación preferido cuando queremos compartir información.
El renting de fotocopiadoras es un acuerdo donde por una cuota mensual se incluye el alquiler, los consumibles, las piezas y la asistencia técnica. El renting de fotocopiadora suele durar entre 3 y 5 años y la mensualidad depende de las copias realizadas.
La cuota mensual del renting incluye un componente fijo (la amortización del equipo en el periodo que dura el acuerdo) y un componente variable (el coste de las copias realizadas).
| Aspecto | Renting | Compra | Coste por copia |
|---|---|---|---|
| Desembolso inicial en la compra | No | Si | Si |
| Coste fijo mensual | Si | No | No* |
| Control de costes mensual | Si | Complicado | Si |
| Asistencia técnica | Si | Solo garantía | Si |
| Reposición automática de los consumibles | Si | No. Control manual | Si |
| Mantenimiento | Si | No | Si |
| Hay que firmar un acuerdo | Si | No | Si |
| Puedes cambiar la impresora | No | Si | Si |
| Coste por copia reducido | Si | Depende del modelo y de cartuchos | Si |
| Posibilidad de subidas por encima de la inflación | No | Si | No |
| Posibilidad de modificar o anular el contrato | Difícil | No aplica | Si |
*No existe una cuota fija por la amortización del equipo pero puede haber un número de copias mínimo
¿Qué debemos tener en cuenta al elegir entre comprar o hacer un renting de la impresora?
El motivo del dilema entre hacer un renting o comprar la impresora es que estos equipos no tienen un precio elevado. No tendríamos que hacer un gran desembolso para comprar una impresora barata.
En un coche tenemos un coste de compra elevado, lo que hace que para poder disfrutarlo tengamos que recurrir a una financiación a largo plazo.
El principal motivo para hacer un renting de impresora no es fraccionar su compra, sino los costes de funcionamiento. Reponer los cartuchos de una impresora en relación al precio de la máquina es muy superior al de llenar el depósito de combustible en relación al valor de un vehículo. A veces cuestan más los cartuchos que la propia impresora.
Por eso, si vas a usar poco la impresora (porque imprimes pocas copias) es más rentable comprar la impresora que hacer un renting.
Ventajas del renting de impresora para un negocio
- Conoces el coste de impresión mes a mes
- Evitas el desembolso que supone la compra de una impresora profesional
- El coste por copia es inferior al poder acceder a impresoras profesionales
- Puedes aumentar la productividad de la oficina al tratarse de equipos con más prestaciones
- Tienes asistencia técnica más amplia que la garantía
- No tienes que estar pendiente de los consumibles (monitorización en remoto)
- No hay que hacer amortizaciones contables
Desventajas del renting de impresora
- Añades un coste fijo mensual
- No puedes cambiar de impresora
- Tienes que firmar un contrato a 3-5 años
Ventajas de comprar la impresora para la oficina
- Un solo pago, cuando compras la impresora
- Más fácil y rápido
- Puedes cambiar la impresora cuando quieras
Desventajas de comprar la impresora
- Elevado desembolso inicial (en el caso de comprar una impresora profesional)
- Tienes que comprar los cartuchos
- Hay que controlar cuando se acaban los cartuchos
- El coste por copia suele ser más elevado
- Es complicado calcular el coste mensual
- La asistencia técnica se limita a la garantía
Qué tener en cuenta antes de comprar una impresora láser multifunción para la empresa
Si tienes que comprar una impresora para una oficina, te recomiendo que sea una multifunción láser antes que una de tinta.
En las impresoras de tinta se obstruyen los inyectores, aumentando el coste por página. Además, los textos, gráficos y logotipos son más nítidos en las impresoras láser.
Antes de decidirte a comprar una impresora laser multifunción para tu negocio, deberías hacerte estas preguntas:
- ¿Cuántas impresiones vas a hacer al mes?
- ¿Te resulta fácil controlar y comprar los consumibles?
- ¿Son varias las personas que utilizarán la impresora?
- ¿Qué prestaciones necesitas?
¿Cuántas impresiones vas a hacer al mes?
Si vas a hacer menos de 200 impresiones mensuales te resulta más rentable comprar una impresora laser multifunción barata.
El renting de impresoras incluye el coste de amortización del equipo en un periodo de entre 3 y 5 años. Suelen ser impresoras profesionales por lo que el precio del equipo (y de las cuotas) es elevado.
Aunque el coste por copia sale mas caro comprando los cartuchos, si haces pocas impresiones no te compensa hacer un renting.
¿Te resulta fácil controlar y comprar los consumibles?
Una de las mayores pérdidas de tiempo en impresoras ocurre cuando se agotan los consumibles y no tenemos cartuchos de repuesto.
Se trata de una urgencia que suele ocurrir en los momentos de más trabajo.
Salir a comprar cartuchos se complica cuando el modelo que has comprado no es muy popular y las tiendas no tienen existencias.
En el caso del renting las impresoras están monitorizadas de forma que el proveedor te suministra los cartuchos antes incluso de que la impresora muestre el aviso de toner bajo.
¿Son varias las personas que utilizarán la impresora?
La mayoría de las incidencias que se generan en las empresas de renting de impresoras tienen relación con problemas de comunicación en red.
Si solo un usuario utilizará la impresora la forma más eficaz de conectarla es a través del cable USB.
Si compras la impresora y va a estar compartida a través de red WiFi o Ethernet hay que tener en cuenta el coste de solucionar las incidencias. Esto no lo cubre la garantía de la impresora. En el caso del renting lo tienes incluido en la cuota.
¿Necesitas una impresora con elevadas prestaciones?
El coste de comprar una impresora multifunción láser básica puede estar entre los 100 y 150 euros. En cambio, una fotocopiadora laser color A3 puede superar los 3000 euros.
Entre los dos extremos el precio de la impresora va a depender de la velocidad, la capacidad de las bandejas de papel, impresión dúplex en todas las funciones, etc.
El renting de una impresora laser multifunción puede ser la mejor opción para evitar descapitalizarte.
El coste por copia. La tercera opción
Aparte de la compra o del renting de la impresora tienes una tercera opción; comprar la impresora y hacer un acuerdo de coste por copia.
En un acuerdo de coste por copia compras la impresora pero te ahorras los intereses que cobrará la empresa de renting durante el periodo del contrato.
El resto es igual que en el renting; la factura mensual por las copias realizadas incluye los consumibles y la asistencia técnica.
Ventajas del coste por copia
- No hay un coste fijo mensual por la amortización del equipo
- Dispone de monitorización en remoto de los consumibles
- Asistencia técnica gratuita
- Control mensual de costes de impresión
- Costes por copia reducidos
- Posibilidad de cambiar o anular el acuerdo con la empresa de renting
Desventajas del coste por copia
- Elevado desembolso inicial en la compra de la impresora
- Hay que firmar un acuerdo
Los puntos clave a decidir antes de comprar o hacer un renting de la impresora
- El renting implica un compromiso a 3-5 años
- Al valorar el renting hay que tener en cuenta no solo la impresora sino el también el servicio
- Antes de comprar se debería hacer una simulación del coste mensual de imprimir.